Задать вопрос юристу Бизнес идеи Франшизы Справочник Купить бизнес план Исследование рынка Добавить в закладки

График отпусков от А до Я — «подводные камни» составления

график отпусков тк рфУ всех работающих граждан есть законное право на получение ежегодного оплачиваемого отдыха, однако дабы все работники не ушли на заслуженный отдых в одно и то же время, а работу предприятия не пришлось из-за этого останавливать, составляют график отпусков. Он выступает гарантом прав сотрудников на отдых, при этом страхует работодателя. Давайте будем разбираться, как составить график отпусков без ошибок.

Понятие и функции графика отпусков

По большому счету это расписание ежегодных «каникул» работников, которое составляется с целью установления очередности отдыха и обеспечения пребывания на работе работников в нужном количестве.

срок хранения графика отпусковКонечно же, имеются установленные правила составления графика отпусков. Данный документ составляют и утверждают только лишь один раз в год, внесение в него изменений запрещено (разрешается только внесение изменений в сроках, при условии, если таковые имеются, а изменять сроки допускается исключительно в соответствии с приказом о переносе отпускных дней, подписанного руководством предприятия). Согласовывают его администрация организации и профсоюзный орган (при условии его наличия).

В процессе написания графика отпусков ТК РФ обязательно принимаются во внимание пожелания работников, и, разумеется, учитываются особенности рабочего процесса. Коллективный договор или другой нормативный акт может устанавливать максимальное число людей, которое (при условии работы в определенном подразделении) может одновременно уйти на заслуженный отдых. Функция данного документа – не допустить нехватки персонала или вообще остановки рабочего процесса.

Заняться составлением необходимо в ноябре месяце, так как руководитель должен утвердить его не позже 16 декабря. Иными словами, Трудовой кодекс требует, чтобы на предприятии график был составлен и утвержден за 14 дней до начала нового календарного года.

Решение такого спорного вопроса, как устройство новых работников, решается отдельно. При устройстве новых работников в течение года не нужно вносить их в график, достаточно по согласованию с администрацией предприятия отправить их на отдых.

Для справки: срок хранения графика отпусков – ровно один год.

Составление графика отпусков

правила составления графика отпусковЕжегодный оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Работающий может воспользоваться своим правом на часть его, непрерывно проработав полгода на одном предприятии, на полный период, — проработав год.

Что нужно знать при составлении графика относительно прав отдельных категорий работников?

Прежде чем составлять график, следует принять во внимание, что определенным категориям работников необходимо предоставить очередной отдых в конкретный период времени.

Речь идет о таких категориях сотрудников:

график отпусков пример заполнения

график отпусков пример заполнения

График отдыха организации, по сути, – локальный акт, содержащий информацию об очередности отпусков работников всех отделов и структурных подразделений. Чтобы его составить, необходимо познакомиться с унифицированной формой Т-7. У каждого структурного подразделения предприятия имеется собственный график. Такая схема действий распространена на многих предприятиях, и ее считают самой удобной: первым делом руководителями отделов составляются свои графики с учетом потребности подразделения в количестве необходимых работников, а уже после этого отдел кадров вносит исправления в поданные графики в зависимости от существующих льгот.

Далее кадровики передают откорректированные (если таковые понадобятся) графики на ознакомление сотрудникам, отпускные дни которых передвинули по каким-то причинам, а также на согласование руководителям отделов. Это необходимо в связи с тем, что лишь руководителям отдела известно, присутствие каких сотрудников на рабочих местах нужно в определенное время года. А по поводу переноса, которое может случиться во время внесения изменений, то иногда смещение «рабочих каникул» одного работника может повлечь за собой и еще нескольких, поэтому согласование с теми, чьих интересов это касается, обязательно.

В результате согласования и разрешения всех спорных вопросов происходит передача всех исправленных графиков в отдел кадров и составление на месте сводного графика на все предприятие.

При составлении данного документа, кроме того, что желают сами работники, необходимо также учитывать «букву закона».

приказ об утверждении графика отпусков образец

Приказ об утверждении графика отпусков образец

Важные моменты:

  1. Стаж работы. Претендовать на получение оплачиваемого отдыха могут работники, которые на момент составления графика отработали в данной организации шесть месяцев и более (при этом необходимо предупредить сотрудника, что его отпуск может быть отсрочен). Кроме этого, если в отработанный период, за который дается очередной отпуск, работнику предоставляли дополнительный отдых за свой счет на семидневный срок и более, либо по уходу за ребенком, в подобном случае данное время кадровик не включает в общий стаж, дающий законное право на оплачиваемый ежегодный отдых. Подобные обстоятельства могут повлечь за собой перенос «рабочих каникул» по договоренности между работодателем и работником даже в случае включения отпуска в график, т.к. недостающий необходимый стаж у работника является весомым основанием с юридической точки зрения, позволяющим вносить правки в график;
  2. Отдельно существуют категории работающих, которым могут предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск вне зависимости от того, какой у них стаж (сотрудники, которые еще не достигли совершеннолетия; женщины перед отпуском по беременности или же после него; люди, усыновившие детей, которым не исполнилось к этому времени еще и трех месяцев);
  3. На многих предприятиях предусмотрены дополнительные ежегодные «каникулы», условия труда на которых признаны опасными или вредными. В график тоже включают такие отпуска, но стаж, предоставляющий право на такой отдых, включает лишь время, фактически отработанное работником. Закон не предусматривает предоставление дополнительного отпуска авансом;
  4. На получение двух отпусков в одном календарном году могут рассчитывать люди, у которых начало трудового пути на данном предприятии выпало на конец прошлого календарного года, скажем, на ноябрь. В этой ситуации работник по закону может взять заслуженный отдых в июне и до конца года уйти в еще один оплачиваемый отдых, однако уже за следующий год (у работника имеется право на отпуск за 2-ой и последующие года в любую пору года по собственному желанию);
  5. Не только пожелания работников устанавливают очередность отпусков, но и  наличие в организации сотрудников, владеющих первоочередным правом на использование ежегодного отдыха в летний период или в тот, который они выберут по своему желанию. С целью учета интересов этой категории работников, составляется перечень людей с таким правом;
  6. Сотрудникам, которые работают по совместительству, может предоставляться возможность «отгулять» ежегодный оплачиваемый отпуск в период времени, совпадающий с основной работой. Для этого им необходимо предоставить в отдел кадров справку с места работы, которое для них является основным;
  7. Работникам, которым по каким-либо причинам не предоставили отдых в прошлом году, также дают право в первую очередь уйти в отпуск или выбрать удобное для них время. Сотрудники, которые планируют подавать документы в ВУЗы, а также работники, у кого есть дети, заканчивающие 11 или 9 класс, тоже наделяются правом выбора времени отпуска самостоятельно.

Унифицированная форма т-7

В 2001 году Госкомстат РФ утвердил Постановлением форму Т-7, которая действует и по сегодняшний день. Некоторые специалисты отдела кадров придерживаются мнения, что график можно оформить и произвольно. Однако, т.к. существуют унифицированные формы учетных документов, среди которых и форма Т-7, с целью составления графика стоит использовать именно ее. К тому же для бухгалтерии эта самая форма Т-7 является аргументом, на основании которого будут начислять выплаты отпускных работникам. Поэтому вопрос, использовать или не использовать форму Т-7, не стоит. Конечно, использовать.

график отпусков форма т 7

График отпусков форма т 7

Разумеется, иногда, когда возникает необходимость разделить отпуск на части или ознакомить работника с тем, что ему дается отпуск (лист ознакомления с графиком отпусков, образец которого при желании можно найти, необходимо дать на подпись сотруднику за 14 дней до начала отпуска), кадровики сталкиваются со сложностями, поскольку в форме Т-7 не предусмотрены подобные действия. Однако эту проблему все разрешают по своему усмотрению либо путем оформления дополнительных строк, либо путем добавления лишней графы для подписи сотрудника (а некоторые решают просто приложить к графику дополнительный ознакомительный лист).

внесение изменений в график отпусков образец

Внесение изменений в график отпусков образец

Многие задаются вопросом, нужно ли подготавливать приказ об утверждении графика отпусков? Ответ однозначный – в этом нет необходимости. В связи с тем, что в шапке Т-7 содержится раздел «Утверждаю», где предусматривается подпись руководителя, данная форма сама выполняет функцию приказа, так что отпадает всякая необходимость составлять и утверждать еще один дополнительный приказ. А это значит, искать форму приказа об утверждении не нужно!

А дабы внесение изменений в график отпусков не превратилось в лишнюю работу, лучше заблаговременно согласовать с работниками и руководителями отделов сроки отпусков и разделение отпуска на части, если это необходимо.

Поделитесь своим комментарием