Командировочный лист — как оплачивается и оформляется

Служебная командировка — поездка на установленный период работающего специалиста компании по распоряжению руководства (ст. 166 ТК РФ). Ее цель — решение задач предприятия вне места его расположения. Оформление командировочных листов и удостоверений  регулируется законами РФ. Начисление командировочных работнику, действующему по гражданско-правовому договору, без трудовой книжки, не входит в обязанности предприятия (если не указан пункт о компенсационных выплатах).

Расчет командировочных расходов

Законодательством установлен порядок расчета зарплаты специалиста, деятельность которого связана со служебными поездками. Ему гарантировано сохранение занимаемой должности и зарплаты. Оформление командировочного удостоверения является гарантией компенсации сопутствующих трат в период поездки (ст. 167 ТК РФ).

Регламентированы следующие пункты возмещения расходов во время командирования (ст. 168 ТК РФ):

• транспортировка;
• аренда места временного проживания;
• суточные;
• сопутствующие издержки, одобренные руководителем предприятия;
• грузовые сборы;
• обеспечение мобильных услуг;
• получение или регистрация документов для пересечения государственных границ;
• обязательное медстрахование;
• оплата комиссий (услуги аэропортов, вокзалов);
• транспортные сборы.

Приказ о командировочных расходах включает указанные выше и прочие пункты. Что будет возмещено и в каком объеме, устанавливает коллективный договор или нормативная документация компании. В ТК нет фиксированных норм выплат специалисту, выполняющему задание руководства вне организации.

Как подтвердить расходы

Все издержки, связанные с откомандированием работника, должны быть документально подтверждены и обоснованы (ст. 252 НК РФ).

В течение 3 рабочих дней после завершения служебной поездки сотрудник предоставляет руководителю командировочный лист и смету расходов.

Минфин РФ выделил список удостоверяющих расходных документов:

• контрольно-кассовые чеки;
• чеки банковских терминалов, слипы;
• удостоверяющая выписка кредитного учреждения, счет которого использовался работником на расходы за границей;
• командировочный лист;
• контрольный проездной документ;
• грузовые квитанции;
• сервисные акты;
• завизированные служебные записки;
• прочие бланки строгой отчетности.

Документы, подтверждающие израсходование установленных суточных средств, не требуются.

После предоставления документов сотрудником производят итоговый расчет. Возмещение работнику неподтвержденных расходов в обозначенный период поездки облагается страховыми и налоговыми взносами.

Оплата командировочных в 2020 году

Выдача авансовых средств — обязательное условие при отправке сотрудника по делам предприятия. Полученная сумма должна обеспечить возможность проезда, аренды жилья и необходимых расходов в сутки.

Суточные возмещаются откомандированному специалисту в полном объеме за всю поездку. Постановление Правительства РФ №749 п. 11 гарантирует компенсацию служебных трат:

• оплата командировочных в выходные дни;
• полный период пути следования, не исключая вынужденные остановки и задержки.

Обязательные выплаты производят в любой удобной сторонам форме: возможен наличный или безналичный расчет.

Поездка с посещением нескольких иностранных государств оплачивается в суточном объеме, соответствующем нормам территории назначения.

Если в момент нахождения в служебной поездке сотрудник был подвержен болезни (смотрите калькулятор больничных), проводят следующие выплаты:

• аренда жилья (исключение — лечение в стационаре);
• суточные до момента возвращения.

Оформление командировочного удостоверения

Решение руководства является основанием для составления служебного документа. Командировочное удостоверение выписывают в единственном экземпляре со сроком действия и подписью сотрудника.

Исключение (кроме стран СНГ) — отправление за границы РФ, которое не требует наличия удостоверения.

Обязательные заверенные печатью и завизированные графы в документе:

• приезд и выбытие из точки следования;
• отметки всех организаций посещения.

Документ хранится от 5 лет, в зависимости от пункта и долгосрочности выезда.

Период откомандирования специалиста обозначается руководством с учетом времени, требуемого для реализации поставленных целей.

Начало — дата отправки транспорта к месту назначения. Окончание — прибытие. Фиксирование граничных дат поездки позволит выделить, что нужно возмещать работодателю.

При выезде сотрудника за пределы РФ отмечают момент пересечения пограничных органов контроля. За дни нахождения командированного сотрудника на территории РФ выплачиваются суточные в рублях, за последующие — в иностранной валюте.

Руководителю организации, столкнувшейся с необходимостью отправки работника по делам компании, достаточно внимательно ознакомиться с законодательством РФ, уточнить нюансы оформления и оплаты командировочных дней. Соответствие нормативным актам позволит исключить возможные учетные риски.