Как осуществляется автоматизация управления персоналом

Для рационального и эффективного управления кадрами даже на небольшом предприятии встает вопрос об автоматизации управления персоналом. Основной задачей при этом является формирование не только комфортных условий для работы, но и оптимизация эффективности множества процессов: от контроля за деятельность сотрудников до определения справедливого вознаграждения за труд, поскольку все эти аспекты напрямую отражаются на результативности функционирования предприятия в целом.

Автоматизированные информационные технологии управления персоналом

Автоматизация управленческих процессов персоналом на предприятии предполагает наличие специального набора программных средств, которые нацелены на проведение мероприятий по эффективному руководству сотрудниками. Благодаря автоматизации становится достижимым выполнение бизнес-показателей без дополнительных издержек.

Службе по работе с персоналом необходимо выполнять множество различных задач, их функционал подразумевает внушительные объемы труда (особенно на крупных предприятиях с большой численностью работников).

Автоматизация управления персоналом предполагает решение следующих задач:

• Разработка и реализация кадровой стратегии организации, где предполагается прогноз, планирование, а также анализ персонала предприятия.
• Адаптационная программа для недавно трудоустроенных на предприятие сотрудников.
• Контроль за компетентным выполнением персоналом своих обязанностей и функций.
• Налаженная система оплаты труда сотрудников, где предусмотрена работа программного обеспечения по расчету и выплатам премиальных вознаграждений, компенсационных выплат и т.д...
• Управление процессами по переводу, перемещению и высвобождению сотрудников;
• Контроль за организацией безопасности труда сотрудников.
• Контроль за уровнем социального развития работников (страхование, спортивные мероприятия, физическая подготовка и т.д.).

Также в автоматизированной системе возможно выполнять дополнительные функции, которые входят в компетенцию службы по работе с персоналом:

• контроль за необходимостью обучения и переподготовки специалистов предприятия;
• трудоустройство, подбор и привлечение сотрудников;
• контроль за состоянием расходов по оплате труда персонала;
• контроль правовой составляющей работы сотрудников;
• подготовка, составление и оформление документов, связанных с работой персонала.

Процесс автоматизации может существенно усложняться при территориальном распределении предприятия (это могут быть филиалы, представительства, офисы, холдинги и т.д.). Также необходимо учитывать относительно высокую стоимость программного обеспечения и необходимость обучения персонала работе с системой.

Виды автоматизированных систем управления персоналом

Основными сложностями работы службы по персоналу, которые в первую очередь потребуют автоматизированных систем, являются:

• Сложные системы по оплате труда и премированию специалистов, необходимость точного и безошибочного контроля за расходами на оплату труда.
• Стремление руководства предприятия внедрять современные программы, оборудование и инновационные разработки.
• Различный профессиональный уровень (квалификационные качества) трудоустроенных кадров.

Все системы по автоматизации управления персоналом можно разделить на три группы в соответствии с уровнем.

К системам первого уровня следует отнести программы по автоматизации расчета заплаты работников. Чаще всего это коробочный программный продукт (для неопределенного круга потребителей), который был предварительно настроен с учетом специфики работы организации. Недостатком таких систем является их ограниченная функциональность, что в конечном итоге уменьшает круг пользователей.

Системы второго уровня предполагают дополнительно наличие систем для формирования и ведения штатного расписания, а также отражение кадровых движений. Эти системы представляют собой программный комплекс, они являются достаточно гибкими и включают несколько эффективных инструментов, позволяющих осуществлять грамотную кадровую политику. Такой комплекс можно совершенствовать, настраивать и дополнять с учетом потребностей предприятия.

Системы третьего уровня, помимо вышеуказанных функций, позволяют осуществлять операции по разработке индивидуальных программ обучения и кадровым перемещениям, проведение аттестационных мероприятий, а также формирование «портретов» работников. Данное программное обеспечение представляет собой специализированный модуль, входящий в состав автоматизированной системы всего предприятия. При этом возможна установка отдельных таких систем, которые могут быть интегрированы в автоматизированную систему предприятия.

Процесс внедрения системы автоматизации управления персоналом состоит из нескольких стадий:

• Анализ текущей ситуации, выявление функционала и потребностей кадровой службы. Данные мероприятия подразумевают направленность на развитие предприятия (увеличение объемов производства, выпуска товаров и т.д.).
• Выявляются пути оптимизации кадровой работы в соответствии с направлением деятельности всей организации (в том числе повышение эффективности труда сотрудников, а также повышение их квалификации).

Сама процедура внедрения подразумевает формирование задания, выбор оптимального программного обеспечения, установку и запуск выбранной системы, обучение персонала, а также проведение анализа полученных результатов.

Автоматизация расчетов с персоналом по оплате труда

Осуществление расчетов по оплате труда сотрудников – наиболее трудоемкий процесс, требующий точности, внимательности, аккуратности и своевременно проведенных расчетов. Численность предприятия может составлять от нескольких десятков до нескольких тысяч сотрудников, трудовые заслуги каждого из которых требуется правильно рассчитать и оплатить.

Среди предлагаемых программных продуктов существует достаточно широкий выбор, от простых конфигураций, оснащенных опциями по расчету зарплаты, до функциональных модулей, входящих в состав комплексной автоматизации организации.

Несомненным лидером среди подобных программ была и остается продукция под маркой «1 С» — «Предприятие», «Бухгалтерия», «Зарплата и кадры».

Стандартные конфигурации программы отличаются невысокой стоимостью и лучше всего подходит для небольших организаций. Такие программы имеют функции ведения главной книги, подготовки отчетов в различные фонды и налоговую инспекцию. В то же время подобные системы не подходят для крупных предприятий с большой численностью работников.

Автономные специализированные конфигурации подходят для более крупных предприятий, где существуют сложные системы по учету и оплате труда. В то же время подобные продукты не подходят для предприятий с единым информационным пространством, поскольку в данном случае могут возникнуть проблемы при передаче данных между различными системами учета.

При выборе специальных модулей следует учитывать следующие критерии:

• Удобство ввода необходимой информации и данных (с наличием специальных справочников);
• Возможность настройки графика работы каждого сотрудника;
• Возможность применения различных технологий по расчету зарплаты (для постоянных работников, совместителей, работающих по договору);

При этом необходимо учитывать возможность распечатки расчетных и платежных ведомостей, расчетных листков и другой необходимой документации.