Как оформить дубликат трудовой книжки

В нашей непростой и насыщенной событиями жизни иногда происходят ситуации, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки. Чтобы с честью пройти все бюрократические препоны и не «блуждать впотьмах», давайте все разложим по полочкам и научимся делать это правильно. Итак, в каких случаях и как сделать дубликат трудовой книжки.

В каких случаях выдается дубликат трудовой книжки?

Копия выдается, если:

• сам документ или вкладыш к нему потеряны самим собственникам данного документа, либо работодателем, возможно утеря произошла в результате ситуации чрезвычайного характера (войн, наводнений, пожаров и т.д.)
• документ или вкладыш пришли в состояния, непригодное для использования: обгорели, запачкались, порвались
• записи были признаны недействительными
• произошло восстановление сотрудника в должности вследствие вынесения оправдательного приговора по уголовному делу

Кто оформляет дубликат трудовой книжки?

Оформляется дубликат трудовой книжки на последнем места работы, где произошло увольнение. Предыдущий работодатель выдает данный документ, независимо от того. как давно данный гражданин уволился из его организации. (п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.).

Нынешний работодатель может оказать сотруднику помощь в сборе информации путем направления запросов. Оформлять же его он обязан только по новому документу.

Документы для правильного оформления дубликата

Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы. Она может быть отражена в следующих документах:

• справки с прежних мест работы.
• справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
• письменные экземпляры  договоров с прежней работы.
• лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).
• выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
• сам документ, пришедший в негодность.
• справки из пенсионного фонда (если понадобятся).

Как получить информацию о работе в организации, которая ликвидирована?

Это можно сделать с помощь обращения в архивные службы, где хранится документация организации, прошедшей ликвидацию. Если же такие сведения в архивной организации отсутствую, вам придется подать иск в судебные органы для восстановления срока работы в «исчезнувшей» организации. Для положительного судебного решения, помимо иска, предоставляются минимум два свидетеля, которые подтвердят ваш трудовой стаж в обозначенной организации и документы, в которых хотя бы косвенно подтверждался факт вашей работы.

Если же фирма была реорганизована, тогда необходимые письменные подтверждения вам обязан предоставить правопреемник юридического лица.

Дубликат, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г., выдается сотруднику в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления. Поэтому, прежде, чем подавать данное заявление, требуется собрать необходимые справки для восстановления полной информации.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки?

1. Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.
2. На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.
3. Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.
4. В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат. Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.
5. В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.
6. Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу. Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.

Можно ли сменить трудовую книжку при наличии в ней ошибок?

Ошибки в документе не являются поводом для его замены и оформлении дубликата. Ошибки исправляет тот, кто их совершил. Гражданин обращается в соответствующую организацию, которая исправляет допущенные ошибки и неточности. Единственное, что имеет право сделать новый работодатель, это внести недостающие реквизиты предприятия исходя из предоставленных документов (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отсутствие печати при записи об увольнении с прежнего предприятия, устраняется таким же образом. Это не может сделать нынешний работодатель. Работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для устранения недочетов.

Если не хватает справок

Внесение записи в дубликат трудовой книжки возможно только на основании письменных сведений с предыдущих мест работы. Если данные сведения предоставлены не были, то и запись, соответственно, не будет внесена.

Процесс восстановления сведений и получения дубликата трудовой книжки не сложный, но хлопотный. Имея минимальные сведения, вы без особого труда с ней справитесь. Однако, лучше все же аккуратно и бережно обращаться с документами, чтобы не создавать подобной ситуации.