Все чаще организации и ИП предпочитают вести бухгалтерию в цифровом виде, не исключение и подача отчетов. Электронная сдача отчетности осуществляется по телекоммуникационным каналам (далее — ТКС) с применением шифрования данных. Такой вид предоставления информации о хозяйственной деятельности намного удобнее бумажных вариантов и значительно экономит время. В статье мы расскажем, как правильно отчитываться по ТКС.
Содержание
Сдача отчетности в электронном виде — для кого это обязанность
В Налоговом Кодексе обозначены субъекты экономической деятельности, передающие отчеты по ТКС:
- организации и ИП, уплачивающие НДС;
- компании–налогоплательщики, у которых среднесписочная численность работников за прошлый год превысила 100 человек;
- вновь учрежденные и реорганизованные организации, с количеством сотрудников более 100;
- 2-НДФЛ и 6-НДФЛ сдают компании с числом работников более 25;
- крупные налогоплательщики без привязки к количеству работников.
Для ИП электронная отчетность разрешена к предоставлению по желанию.
Для осуществления подачи по ТКС нужно заключить договор с налоговой на электронную отчетность. Документ оформляют в цифровом виде, визируют электронными ключами, усиленными сертификатами.
Сдача налоговой отчетности в электронном виде
Подавать электронную бухгалтерскую отчетность и декларации можно через личный кабинет на сайте ФНС. Для этого необходимо:
- зарегистрироваться на сайте ФНС и получить идентификатор;
- установить программу «Налогоплательщик ЮЛ», предназначенную для автоматизированного формирования бухгалтерских и налоговых отчетов;
- сертификат открытого ключа подписи ИФНС по ЦОД;
- корневой и список отозванных.
Документооборот длится до 2-х суток и происходит в несколько шагов:
- отправка формы;
- отчет ФНС — приходит извещение о получении;
- протокол проверки бывает 4-х видов:
- отказ — означает, что налоговая не приняла отчет, нужно внести исправления;
- квитанция о приеме — форма принята, ей назначен регистрационный номер;
- уточнение — уведомление присылают в случаях, когда декларация требует корректировки;
- ввод — извещение свидетельствует об окончании сдачи.
Важно. Форма считается поданной, если дата в квитанции о приеме соответствует срокам, установленным законодательно, и документу присвоен регистрационный номер.
| Совет. Бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах удобно отправлять через сервис 1С, все данные собираются автоматически из ведомостей. |
Электронная отчетность в пенсионный фонд
Все страхователи со штатом более 25 человек отчитываются перед ПФР через ТКС. В цифровом виде подают ежемесячно СЗВ-М и годовую форму СЗВ-СТАЖ.
Важно. В количество работников включают и тех, кто трудится на основании трудового или коллективного договора, и тех, с кем сотрудничают по гражданско-правовому договору.
ИП и организации с численностью работников менее 25 человек, по желанию могут предоставлять отчетность через ТКС — в Пенсионном фонде только «за».
На сайте ПФР можно скачать программу, помогающую выявить ошибки в отчете, что значительно облегчает предоставление данных персонификации.
Отправка документа происходит поэтапно:
- формируют отчет;
- проверяете документ на наличие ошибок;
- сканируете файл антивирусной программой;
- проставьте электронную подпись;
- отправка файла в ПФР.
Если все верно, вышлют Протокол контроля, который нужно завизировать и отправить обратно.
Если придет квитанция с указанием ошибки, отчет корректируют и генерируют новый файл для отправки.
Чтобы взаимодействовать с ПФР по ТКС, нужно написать Заявление о подключении к цифровому документообороту, и заключить договор с Пенсионным фондом на электронную отчетность.
ФСС электронная отчетность
Обязаны подавать формы в цифровом виде:
- организации, в штате которых более 25 человек;
- предпринимателей, выступающих в роли работодателей;
- ИП, начисляющих и уплачивающих страховые взносы на себя.
Отчеты можно предоставить в ФСС на официальном портале, процедура отправки стандартная:
- вам предложат заполнить таблицу за соответствующий период, затем нужно файл сохранить;
- завизируйте документ цифровой подписью и зашифруйте форму;
- загрузите файл в приемный шлюз;
- когда все составлено верно, система отправит вам квитанцию о получении отчета.
Начинающим ИП можно воспользоваться сторонним сервисом составления и отправки электронной отчетности, например, СКБ Контур-Экстерн или Небо. Программа сама формирует отчет и исключает ошибки.
Преимущества передачи отчетности в электронном виде
- Исключаются формы в бумажном виде;
- не нужно лично являться в территориальные органы ФНС, ПФР, ФСС и отстаивать громадные очереди;
- проверяющие программы выявляют ошибки перед отправкой;
- отчет можно сдать даже в нерабочее время;
- оперативная обработка файлов;
- подтверждение от принимающих органов о факте приема документа.
Передавая декларации и расчеты по ТКС, вы легко можете подтвердить факт своевременной сдачи, поскольку будет квитанция с зафиксированной датой.
Заключение
Электронная сдача отчетности упрощает взаимодействие налогоплательщиков и контролирующих органов. Согласно закону, не все резиденты обязаны отчитываться по ТКС. Но федеральные службы приветствуют такой способ подачи отчетов.
Специальные сервисы и программы минимизируют возможность сдачи неправильно составленной декларации и исключают использование старой формы. Что в свою очередь убережет вас от штрафов и блокировки расчетного счета за несвоевременную сдачу отчета.