Как составить коммерческое предложение

Прежде чем заказать услуги организации, клиент хочет оценить ее преимущества. Каждому менеджеру по продажам приходилось слышать фразу: «Направьте, ознакомимся». Разберемся, как составить коммерческое предложение правильно, ведь знакомство с организацией начинается с этого текста.

Как оформить текст коммерческого предложения

Ежедневно компания получает десятки и сотни посланий. Ваше должно иметь изюминку, поэтому поговорим, как написать текст предложения и учесть все нюансы.

Человек, читающий много писем, сразу определяет достойные внимания. Первые строки побуждают продолжить чтение. Обратитесь к компании, а не оформляйте одинаковую массовую рассылку.

Вступление коммерческого предложения

Получите информацию о каждой организации. Несколько абзацев, адаптированных под читателя, увеличивают шансы на интерес с его стороны. Для привлечения внимания используйте зацепки.

• Напоминание о предыдущей беседе («Вы упомянули в прошлом диалоге …», «Меня заинтересовали ваши слова о …»). Такой прием даст адресату вспомнить и понять, что вы внимательно отнеслись к его высказываниям. Не лишней окажется ссылка на статью, презентацию или интервью руководителя.
• Значимые новости, касающиеся обсуждаемого вопроса (цитата из доклада общественного деятеля).
• Интересная статистика. С данными из официальных источников познакомятся и без вас. Предложите любопытную статистику, результаты опроса в интернете.

Благодаря этим приемам адресат поймет, насколько он важен.

Описание услуги, товара

Если клиент перешел от вступительной части к этому пункту, значит, письмо его заинтересовало. Информация воспринимается легче, когда она лаконична и дозирована. Сделайте упор на услуге конкретной фирме. Рекламируя масштабное, поделите информацию на этапы. В каждый блок включите данные о целях, стоимости, сроках.

Не пытайтесь показывать осведомленность при помощи неизвестной клиенту терминологии. Даже предлагая инновацию, описывайте ее доступными для непрофессионала словами.

Аргументы, побуждающие заказать услугу или товар, не должны превращаться для клиента в шараду. Опишите преимущества так, чтобы читатель понял, какую выгоду несет сотрудничество. Подкрепите предложение знакомыми для него сравнениями.

Важно описание процесса взаимодействия с клиентом. Это встречи, «круглые столы», демонстрация результатов. Подробное изложение на данном этапе поможет представить процесс работы и оценить профессионализм.

Не забывайте про схемы, таблицы и графики — они делают коммерческое предложение понятным и наглядным. Чтобы текст не получился большим, часть информации вынесите в отдельные приложения.

Стоимость в коммерческом предложении

Главная ошибка многих предпринимателей — полное отсутствие в письме информации о цене. Клиент пока не настолько заинтересован, чтобы тратить время на уточнение. Он должен видеть цифру, понимать, из чего она складывается.

Можно указать базовую оплату. Но вы ведь не хотите, чтобы в дальнейшем заказчика ждал сюрприз в виде дополнительных сборов? Фраза «не входит в стоимость» плоха для делового предложения. Если у вас нет фиксированной цены на услуги, укажите диапазон «от» и «до».

Не забудьте перечислить факторы, влияющие на итоговую цифру: объем и сложность работ, количество товара, скидки и акции.

Информация об исполнителе

Данные о компании, предлагающей услуги, необходимы. Но они не должны занимать большую часть текста.

Укажите сферу деятельности и кратко отметьте те достижения, которые применимы к конкретному заказу:

• успешный опыт аналогичных проектов;
• организация тематических и профессиональных мероприятий, посещение их в качестве участника;
• методики, разработанные сотрудником компании, автором текста;
• статьи в СМИ, опубликованная литература на затронутую тему;
• ссылки на информацию в интернете;
• положительные отзывы клиентов.

Чем закончить письмо

При написании заключительной части не забывайте выдерживать деловую стилистику и уважительный тон. Хорошо, если предложение закончится призывом к действию, но избегайте пафосных фраз («Вместе мы справимся с этой задачей», «Не пожалеете, что выбрали нас»).

Советы по составлению коммерческого предложения

• В графе «контактная информация» укажите название фирмы, имя и фамилию сотрудника, к которому можно обратиться, контактный телефон, адрес для корреспонденции, электронную почту, ссылку на сайт.
• Не отправляйте письмо сразу, а перечитайте его еще раз — заметите пропущенные ошибки и опечатки.
• Избавьтесь от лишних пробелов и больших интервалов между строками.
• Длинные и «заумные» конструкции. Разбейте объемные высказывания на более лаконичные.
• Абзацы, разделенные пустой строкой, воспринимаются гораздо лучше.
• В официальном документе пестрить не стоит. Выберите один шрифт и не злоупотребляйте форматированием текста. Используйте выравнивание по правому краю.
• Логотип вашей фирмы поместите на первой странице письма.
• В правом верхнем углу указывается информация о получателе: занимаемая должность, название фирмы, ФИО руководителя или доверенного лица.
• Даже если удалось грамотно оформить коммерческое предложение, это не значит, что его прочитают. Хотите, чтобы с письмом ознакомились как можно скорей? Отправьте его сразу на два электронных адреса. Чтобы предложение не попало в папку с пометкой «спам», в теме укажите название фирмы и инициалы адресата.
• Уточните, когда рассчитывать на ответный звонок. Оставьте за собой право сделать это, если через некоторое время реакции не последует. Спустя 2–4 дня с момента отправки письма свяжитесь с адресатом лично, чтобы уточнить, получено ли оно, и ответить на возможные вопросы.

Стиль написания коммерческого предложения и ошибки

Составляя текст, отнеситесь уважительно не только к руководителю, но и ко всем сотрудникам фирмы. Стиль должен быть деловым, но понятным.

Существует ряд приемов, в результате использования которых предложение теряет привлекательность. Их стоит избегать:

• общие и уже набившие оскомину понятия и фразы: взаимовыгодное (полезное, долгосрочное) сотрудничество, постоянно развивающаяся (динамичная, перспективная) организация;
• восхваляющие собственную компанию слова, достоверность которых читатель проверить не имеет возможности: квалифицированный персонал, отличное качество, великолепное исполнение, лучшие в своей области;
• неуважительные обороты: «мы, в отличие от менее компетентных коллег»;
• сокращения, особенно там, где они неуместны: проф. оборудование.

Рассмотрим распространенные ошибки, которых стоит избегать.

Активный самопиар

Многие начинают коммерческое письмо с активной рекламы своей фирмы: подробно рассказывают о себе, перечисляют все достижения, как значимые, так и не очень, добавляют фотографии команды. В большинстве случаев такое самовосхваление вызывает только раздражение.

Нельзя написать коммерческое предложение и не рассказать о себе. Но пары фраз о деятельности компании будет вполне достаточно.

Неприкрытая лесть

Несомненно, похвалу любят все. Но, используя ее в большом количестве, только отталкиваете клиентов. Вместо чрезмерного восхваления сделайте комплименты, направленные на конкретные достижения фирмы.

Возможно, это интересное выступление на конференции, полезный для региона законопроект, креативная рекламная задумка и так далее.

Необоснованная критика

Не демонстрируйте осведомленность в проблемах заказчика. Позволяя себе замечания в адрес, скажем, рекламной кампании или сайта фирмы, не удивляйтесь, если столкнетесь с негативной реакцией.

Обоснованные заметки полезны, но даже здесь нужно знать меру. Отличное решение — похвала, после которой следуют предложения по улучшению. Но это должны быть только конкретные данные.

Констатация очевидных для клиента фактов

Психологи утверждают, что каждый человек обожает говорить и слушать о себе. Этим активно пользуются менеджеры, вставляя в текст очевидную справку о клиенте, скопированную с популярного ресурса или даже с сайта компании.

Получая предложение, клиент недоумевает: зачем рассказывают то, что он знает лучше многих. Если хотите блеснуть, сделайте это при помощи свежей и неожиданной информации.

Попытки запугать

Порой в ход идут шаблонные высказывания о масштабных проблемах: «на пороге кризиса», «от этого зависит судьба не только организации, но и региона», «влияние трудно переоценить». Многие уверены, что коммерческое предложение — это возможность дать клиенту понять, что без навязанных услуг он окажется если не в опасности, то на пути к банкротству.

Подобные «страшилки» порядком надоели, поэтому вызывают лишь скептическую улыбку или негатив. Вместо агрессивных фраз используйте слова сравнительного характера: удобнее, эффективнее, более выгодное, менее затратное.