ktovdele.ru

Как написать текст коммерческого предложения

Прежде чем воспользоваться услугами организации, клиент хочет оценить ее преимущества. Каждому менеджеру по продажам приходилось слышать фразу: «Направьте нам коммерческое предложение, и мы с ним ознакомимся». Но не каждый знает, как составить коммерческое предложение грамотно и правильно, ведь первое знакомство с организацией начинается именно с прочтения этого текста.

Только представьте: ежедневно компания получает десятки и даже сотни подобных писем от различных фирм. Поэтому предложение должно иметь изюминку, которая бы заставила из огромного количества конкурентов выбрать именно вас. Это актуально, когда речь идет не только об электронной, но и об устной презентации. Чтобы телефонная или личная беседа оказалась продуктивной, рекомендуется предварительно записать ее на бумаге.

С чего начать коммерческое предложение

Человек, которому приходится читать огромное количество предложений ежедневно, сразу определяет, достойно ли письмо внимания. Поэтому первые предложения должны побудить читателя не закрыть страницу, а продолжить чтение. Массовая рассылка писем с одинаковым текстом – не лучший способ привлечь внимание. Читая подобное предложение, человек думает, что к нему оно не относится.

Получите информацию о каждой организации в отдельности. Эти знания помогут правильно составить коммерческое предложение для конкретного получателя. Несколько небольших абзацев, адаптированных под читателя, в разы увеличивают шансы на интерес с его стороны. Чтобы привлечь внимание, используйте зацепки в первой части коммерческого предложения.

  1. Напоминание о предыдущей беседе («Вы упомянули в прошлом диалоге …», «Меня заинтересовали ваши слова о …»). Такой прием позволит адресату вас вспомнить и понять, что вы внимательно отнеслись к его высказываниям. Не лишней окажется ссылка на статью, презентацию или интервью руководителя.
  2. Значимые новости, касающиеся обсуждаемого вопроса и имеющие прямое отношение к целевой аудитории. Например, это может быть цитата из доклада общественного деятеля.
  3. Интересная статистика. С данными из официальных источников профессионал познакомится и без вас. А вот если вы предложите любопытную статистику, например, результаты опроса в Сети, это заинтересует читателя.
  4. Значимые выписки из исследований, касающихся темы. Обратите внимание на оценки экспертов о деятельности клиента или его конкурентов, отрывки из интервью с местными жителями о ситуации на рынке трудоустройства или работе местных властей.

Благодаря этим приемам, адресат поймет, насколько он важен. Ведь вы готовите специальное, а не массовое коммерческое предложение.

Избегайте ошибок при составлении коммерческого предложения

Предложения в начале текста должны быть максимально продуманными. В противном случае получатель просто не станет его дочитывать. Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которых стоит избегать.

Активный самопиар

Многие начинают коммерческое письмо с активной рекламы своей фирмы: подробно рассказывают о себе, перечисляют все достижения, как значимые, так и не очень, добавляют фотографии команды и начальства. В большинстве случаев такое самовосхваление вызывает только раздражение. Нельзя написать коммерческое предложение и не рассказать о себе. Но пары фраз о деятельности компании будет вполне достаточно. А описанная выше информация будет уместная в заключительной части текста.

Неприкрытая лесть

Несомненно, похвалу любят все. Но, используя речевые клише и дежурную лесть, вы только отталкиваете от себя клиентов. Вместо чрезмерного восхваления сделайте комплименты, направленные на конкретные достижения фирмы. Возможно, это интересное выступление на конференции, полезный для региона законопроект, креативная рекламная задумка и т.д.

Необоснованная критика

Некоторые фирмы бросаются в противоположную крайность и начинают активно критиковать потенциального заказчика, демонстрируя осведомленность в его проблемах. Позволяя себе нетактичные замечания в адрес, скажем, рекламной кампании или сайта фирмы, не удивляйтесь, если столкнетесь с негативной реакцией. Обоснованные заметки полезны, но даже здесь нужно знать меру. Отличное решение – похвала, после которой следуют наблюдения и конструктивные предложения по улучшению. Причем, это должна быть не общая информации, а конкретные данные.

Констатация очевидных для клиента фактов

Психологи утверждают, что каждый человек обожает говорить и слушать о себе. Этим фактом активно пользуются некоторые менеджеры, вставляя в свое предложение очевидную справку о клиенте, скопированную с популярного ресурса или даже с сайта самой компании. Получая подобное предложение, клиент недоумевает: зачем ему рассказывают то, что он знает лучше многих. Поэтому если и хотите блеснуть знаниями, сделайте это при помощи свежей и неожиданной для читателя информации.

Попытки запугать

Порой в ход идут шаблонные высказывания о масштабных проблемах: «на пороге кризиса», «от этого зависит судьба не только организации, но и региона», «влияние трудно переоценить». Многие уверены, что коммерческое предложение – это возможность дать клиенту понять, что без навязанных услуг он окажется если не в опасности, то на пути к банкротству точно. Подобные «страшилки» порядком надоели, поэтому вызывают лишь скептическую улыбку или негатив. В коммерческом предложении вместо агрессивных фраз лучше использовать слова сравнительного характера: удобнее, эффективней, более выгодно, менее затратное.

Основная часть или описание услуги

Если клиент перешел от вступительной части к данному пункту, значит, письмо его заинтересовало. И будет очень обидно, если основная часть предложения разочарует читателя. Информация воспринимается гораздо легче, если она лаконична и дозирована. Поэтому сделайте упор на той услуге, которую вы готовы предложить конкретной фирме. Предлагая что-то действительно масштабное, например комплекс мероприятий, поделите информацию на этапы. В каждый блок включите важные данные: о целях, задачах работ, их стоимости, сроках проведения.

Не пытайтесь демонстрировать собственную осведомленность и компетентность при помощи неизвестной клиенту профессиональной терминологии. Увидев в тексте письма незнакомые слова и сложные для восприятия фразы, клиент не станет тратить время на их расшифровку. Даже если вы предлагаете инновационные услуги, описание должно быть доступным даже для непрофессионала.

как написать и оформить коммерческое предложение

Аргументы, побуждающие воспользоваться услугой или приобрести товар, не должны превращаться для клиента в очередную шараду. Опишите преимущества фирмы так, чтобы читатель без труда смог догадаться, какую выгоду сулит сотрудничество. Хорошо, если удастся воспользоваться теми же сравнениями, которые использует сам клиент. Их можно найти в интервью, публикациях или на сайте компании.

Уделите внимание описанию особенностей и порядка рабочего процесса. Укажите предполагаемые этапы, заострив внимание на промежуточных результатах. В схеме укажите, чем конкретно будут заниматься сотрудники на каждом этапе. Не менее важно описание процесса взаимодействия с клиентом. Это различные встречи, «круглые столы», предоставление первичной информации, демонстрация результатов.

Может показаться, что эта информация является лишней и усложняет восприятие письма. Но подробное описание позволит уже на этапе прочтения текста представить весь процесс работы и оценить ваш профессионализм. Не забывайте про схемы, таблицы и графики, позволяющие сделать коммерческое предложение более понятным и наглядно продемонстрировать информацию. Чтобы текст не получился слишком объемным, часть информации можно вынести в отдельные приложения.

Стиль письма

Составляя предложение, относитесь уважительно не только к руководителю, но и ко всем сотрудникам фирмы. Стиль должен быть деловым, но понятным для читателя. Существует ряд приемов, в результате использования которых текст коммерческого предложения теряет свою привлекательность. Их стоит избегать. Это:

  • общие и уже набившие оскомину понятия и фразы: взаимовыгодное, (полезное, долгосрочное) сотрудничество, постоянно развивающаяся (динамичная, перспективная) компания;
  • восхваляющие собственную компанию слова, достоверность которых читатель проверить не имеет возможности: квалифицированный персонал, отменное качество, великолепное исполнение, лучшие в своей области;
  • неуважительные обороты и стилистически сниженные фразы: «мы, в отличие менее компетентных коллег», «остерегайтесь мошенников, обратитесь к нам»;
  • сокращения, особенно там, где они не вполне уместны: проф. оборудование.

Стоимость в коммерческом предложении

Главная ошибка многих предпринимателей – полное отсутствие информации о цене в коммерческом предложении. Заявления о низких и приемлемых ценах, не подкрепленные конкретными цифрами, можно считать голословными. Клиент пока не настолько заинтересован предложением, чтобы тратить время на звонки и уточнение информации, которую вы не указали. Человек должен не только видеть цену, но и понимать основные особенности ее формирования.

Можно просто указать базовую стоимость. Но вы ведь не хотите, чтобы в дальнейшем заказчика ждал неприятный сюрприз в виде дополнительных сборов? Фраза «не входит в стоимость» также плохо подходит для делового предложения. Если у вас нет фиксированной цены на услуги, укажите ценовой диапазон («от» и «до»), стоимость единицы товара и часа работы. Но не забудьте перечислить факторы, влияющие на итоговую цифру: объем и сложность работ, количество товара, скидки и акции.

Информация об исполнителе коммерческого предложения

Как говорилось выше, данные о компании, предлагающей товары или услуги, необходимы. Но они не должны занимать большую часть текста. Необходимо указать сферу деятельности и кратко отметить лишь те достижения, которые можно применить к конкретному заказу. Это:

  • успешный опыт работы в подобных проектах;
  • организация тематических и профессиональных мероприятий, посещение их в качестве участника;
  • методики, разработанные сотрудником компании, автором текста;
  • статьи в СМИ, опубликованная литература на затронутую тему;
  • ссылки на информацию в Интернете;
  • положительные отзывы клиентов.

Чем закончить письмо

При написании заключительной части не забывайте выдерживать деловую стилистику и уважительный тон. Хорошо, если составление коммерческого предложения закончится призывом к действию, после которого клиент захочет позвонить, посетить мероприятие, приобрести товар. Но избегайте пафосных фраз, которые уже успели порядком надоесть («Вместе мы справимся с этой задачей», «вы не пожалеете, что выбрали именно нас»).

Что стоит знать? Полезные советы

  1. В графе «контактная информация» необходимо указать название фирмы, имя и фамилию сотрудника, к которому можно обратиться, контактный телефон, почтовый адрес, адрес электронной почты, ссылку на сайт.
  2. Поблагодарите адресата за время, потраченное на изучение письма.
  3. Не отправляйте письмо сразу же, а перечитайте его еще хотя бы раз. После второго прочтения вы сможете заметить ошибки и опечатки, которые пропустили ранее.
  4. Избавьтесь от лишних пробелов и больших интервалов между строками.
  5. Слишком длинные и «заумные» конструкции сложны для восприятия. Постарайтесь разбить объемные предложения на более лаконичные.
  6. Абзацы, разделенные пустой строкой, воспринимаются гораздо лучше.
  7. Коммерческое предложение – деловой документ, поэтому пестрить в нем не стоит. Выберете один шрифт и не злоупотребляйте всевозможными выделениями. Используйте выравнивание по правому краю страницы.
  8. Логотип вашей фирмы, если таковой имеется, можно поместить на первой странице письма.
  9. В правом верхнем углу указывается информация о получателе: занимаемая должность, название фирмы, ФИО руководителя или доверенного лица.

Письмо написано. Кому и как его отправить

Чтобы ничего не перепутать, отправляйте письмо по заранее составленному списку. Каждый получатель должен получить свое индивидуальное предложение. Удостоверьтесь, что найденная вами контактная информация верна и актуальна. Для этого можно созвониться с секретарем и уточнить, на чье имя и по какому адресу можно отправить предложение. В диалоге с сотрудником избегайте таких просторечных выражений, как «скинуть», «сбросить». Лучше используйте традиционные глаголы, например, «направлять», «высылать».

Даже если вам удалось грамотно оформить текст коммерческого предложения, это не всегда значит, что его прочитают. Хотите, чтобы с письмом ознакомились как можно скорей? Отправьте его сразу на два электронных адреса. Чтобы предложение не попало в папку с пометкой «спам», в теме укажите название фирмы и инициалы адресата.

Уточните, когда можно рассчитывать на ответный звонок. Также можно оставить за собой право совершить звонок самостоятельно, если через некоторое время никакой реакции не последует. Спустя 2-4 дня с момента отправки письма позвоните адресату лично, чтобы уточнить, получил ли тот предложение, и ответить на возможные вопросы.

Поделитесь своим комментарием