ktovdele.ru

Как правильно заполнить журнал учета личных дел работников

При оформлении трудовых отношений заводится персональное дело, которое регистрируется в журнале учета. Ниже представлен его образец. В статье мы ответим на интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.

Личное дело сотрудника

Его формирование начинается с момента выхода приказа о приеме на работу и ведется до увольнения. Обязанности по оформлению дел работников у руководства предприятия нет. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 она распространяется только на государственные и муниципальные органы власти.

Несмотря на это, многие предприятия вменили в обязанность кадровым службам ведение этого документа. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Что входит в личное дело работника

что входит в личное дело работникаЭто папка с вшитыми в нее документами (копиями) на отдельного сотрудника. Рассмотрим перечень:

  • заявление о принятии на работу;
  • трудовой договор с дополнительные соглашениями;
  • личный листок по учету кадров;
  • собственноручно написанная анкета либо автобиография;
  • копия диплома об образовании;
  • должностная инструкция;
  • характеристики, рекомендательные письма;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей;
  • выписки кадровых приказов (перевод на должность, представления);
  • награждения, поощрения;
  • нарушения, взыскания;
  • иные документы.

Как правильно оформить личное дело сотрудника

как правильно оформить личное дело сотрудникаЗаполните титульный лист. Укажите фамилию, имя, отчество, дату начала работы (она совпадает с днем оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняйте аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Избегайте помарок и исправлений.

Далее идет по порядку информация на бумажных носителях. Она пополняется по мере поступления сведений в период работы в организации.

Обязательно сделайте опись сведений в персональной папке. По каждому документу отражается следующая информация:

  • название;
  • дата подшивки;
  • количество листов;
  • опись заверяется уполномоченным специалистом.

титульный лист личного дела работника образец
Tитульный лист личного дела работника образец

При изъятии из папки документа во внутреннюю опись ставится отметка. Вкладывают справку-заместитель, в которой отражено когда, кем, для чего, на какой срок взята бумага. Заверяют подписями уполномоченный работник, и тот, кто его получил. Изъятие возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Иногда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью.

Не забудьте о фотографии. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется кадровым специалистом и печатью работодателя. Укажите дату фотографирования.

Все папки сшиваются и фиксируются в журнале регистрации.

Ведение личных дел работников

ведение личных дел работниковДокументы хранятся в несгораемом шкафу, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных папок имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами. Он назначается приказом и проходит инструктаж. Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных сотрудников, принятым на предприятии.

При необходимости информацией может воспользоваться непосредственный начальник сотрудника. Для получения сведений заинтересованное лицо обращается к руководителю отдела кадров либо предприятия. Издается приказ на ознакомление с документами. Предоставляется только та информация, которая отвечает направленному запросу. Прежде чем получить интересующие сведения, руководитель подразделения или другое должностное лицо проходит ознакомление с утвержденным на предприятии Положением о персональных данных работников и заверяет это подписью.

Свободный доступ к своему делу имеет только работник. Оно может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка возвращается на место.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников

сколько лет хранятся личные дела сотрудниковПосле увольнения или выхода на пенсию папки могут быть переданы на новое место работы (по специальному запросу) либо отправлены в архив.

При этом срок хранения документов в кадровом подразделении составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Хранится в течение 75 лет.

По прошествии срока документы уничтожаются. Однако личные данные граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и звания хранятся постоянно.

Ведение дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база данных является хорошим помощником в работе предприятия.

совсем плохоплохономальнохорошокласс! (2 оценок, среднее: 3,50 из 5)
Поделитесь своим комментарием

Всего комментариев: 1

  • На своих бывших работах постоянно имел дела с подобной документацией. Должен отметить, что при всей кажущейся простоте и понятности сами эти процедуры ведения дел отнимают кучу времени, являясь к тому же и нудными по процессу. Поэтому на должности кадровика и должен находиться человек усидчивый, скрупулезный и нудный, но желательно все же сообразительный. Короче,такая штабная крыса в хорошем смысле слова.

Оставить комментарий

Ваш email не будет опубликован.

Вы можете использовать следующие HTML тэги: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

Adblock
detector