Правила хранения трудовых книжек обозначены и зафиксированы в РФ правительственными правовыми актами. Законодательство производственных отношений содержит ряд статей, поясняющих нормы и нюансы сохранения документации граждан работающих на предприятии.
Как хранить трудовые книжки — нормативная база
Регистрация бланков и листков-вкладышей трудоустроенных сотрудников предприятия происходит параллельно в двух журналах учета:
- приходно-расходный учет бланков и дополнительных листков-вкладышей;
- учет движения книжек.
Порядок заполнения учетных журналов утверждены Министерством соцразвития и труда РФ.
В книге №1 фиксируют информацию, связанную со всеми действиями по приходу и расходу бланков и вкладышей документации сотрудников. Указывают серийный номер каждого объекта операции.
В книге №2 отображена информация по документам каждого сотрудника работающего более 5 дней на предприятии. Указаны номера и серии бланков и вкладышей.
Ведением журналов учета занимается сотрудник кадрового отдела. Именно в их обязанности входит учет и хранение трудовых книжек на предприятии.
В случае разрыва отношений с предприятием, сотрудник получает свой документ на руки. Факт выдачи и получения документа подтверждает роспись сотрудника в личной карточке и в книге №2.
Обе книги подлежат обязательной нумерации и прошнуровке. Руководитель заверяет подписью журналы учета, опломбирует их или скрепляет сургучной печатью. Книжки и сопутствующие бланки – документы строгой отчетности, соответственно, где и как их хранить, обозначено установленными нормативами.
Сроки хранения документов учета производственного стажа
Работник, на котором лежит ответственность за заполнение и ведение документации при заключении рабочих отношений, может получить бланк по предварительной заявке. Также ежемесячно сотрудник кадрового отдела предоставляет бухгалтерии предприятия сводную информацию о количестве трудовых книжек. Если произошла умышленная или непреднамеренная порча, их обязаны ликвидировать после составления специального акта.
Срок хранения трудовых книжек и их копий обозначен Правилами. Невостребованные гражданами документы при разрыве рабочих отношений охраняться в отделе кадров в течение двух лет. По прошествии этого периода документация передается в архив организации на хранение в течение последующих 50 лет. В дальнейшем бланки будут уничтожены с соблюдением обязательных норм и правил.
В кадровом отделе предприятия должны тщательно следить за регулярным обеспечением обязательного объема книжек и сопутствующих бланков, взаимосвязанных с трудоустройством сотрудников.
Ответственность за хранение трудовых книжек на предприятии
Обязательства за точное и верное выполнение и соблюдение нормативов по регистрации, заполнению, сохранению, выдаче документации учета производственной деятельности сотрудников лежит на работодателе или уполномоченном (соответствующим приказом руководителя) лице.
За нарушения законодательных нормативов установлена ответственность административного характера.
Рекомендуется использовать сейф для хранения трудовых книжек (общее правило для документов строгого учета). При отсутствии сейфа можно использовать шкаф, который должен запираться на ключ.
Ежемесячно ответственный сотрудник составляет в произвольной форме отчет для руководителя, в котором отображена информация о количестве и движении трудовых книжек. В небольших организациях уполномоченным лицом может выступать любой сотрудник, который будет назначен ответственным приказом руководителя.
Любое действие, производимое с трудовыми книжками должно сопровождаться актами, подписанными обеими сторонами трудового соглашения.
Я в свое время проработала в отделе кадров около 10 лет в транспортной компании, и мне эта тема очень близка. Как что заполнять и где хранятся трудовые книжки знаю не по наслышке. У нас в кабинете стоял большой сейфовый шкаф, на предприятии работало более 2000 человек. Все движения трудовых обязательно фиксировались. Иногда работники под роспись брали временно на руки. Были сотрудники, которые очень долго не приходили за документами после увольнения.